现代管理学之父彼得·德鲁克讲过:“21世纪的组织,最有价值的资产是组织内部的知识工作者和他们的生产力。”
如今从美国到中国,知识管理开始被越来越多的团队和组织重视,都纷纷建立起属于自己的知识管理体系。因此,今天我们就来聊聊企业和团队组织如何建立起自己的知识管理体系。
首先提到的是“知识管理体系的建设原则”,因为在不违背创建原则的情况下,才能创建出更好的知识管理体系。
知识管理体系的建设原则
1.统筹规划,分布实施原则
知识管理的实施不是一朝一夕,短时间内一蹴而就的事情,而是一个需要长期坚持的管理行为,需要整体分析全局情况进行统筹的规划,制定中发展计划,按照阶段进行步骤式推进。
2.强调人的重要性,不仅仅是技术
知识管理体现企业共享文化,体现企业的凝聚力,只有员工具备对企业的责任心,信心,才愿意分享自己的知识,知识管理是一项全员工程,因此,要重视人,组织,制度,文化,工作习惯,他们甚至比技术因素更能决定知识管理项目的成败,在日常工作中逐步建立起员工的一个良好的工作习惯。
3.知识管理融入实际业务流程
只有将知识管理固化到业务流程中,才能保证实施知识管理不是一项“短暂的运动”,而是一项长期的制度,才能保持长期运行下去。在业务流程中,员工要建立起首先查询知识库的意识,然后再进行业务操作的工作习惯,在业务流程中的重要环节鼓励留下操作记录,并由相关人员评审,对好的记录进入知识库。
4.强调知识的考核和评估
知识管理同其它的企业管理一样,除了需要正面的推动,奖励制度,更需要建立知识的考核和评估制度,首先明确各部门,各岗位产生哪些知识,更新周期,更新时间,共享要求,下达知识管理任务,考核知识管理任务的执行情况。
讨论完知识管理体系的创建原则后就要进入今天的正题了:如何创建高效实用的知识管理体系?
如何创建知识管理体系
我们可以先建立自己的“知识库”,类似于呼叫中心的“知识库”。呼叫中心的“知识库”更像是一个搜索引擎,只要搜索关键字,就可以查询相关的问题及答案,所以我们可以借用创建知识库的软件来完善我们的“知识库”,相关工具可以辅助我们更直观、清晰、明了的看待这些信息。
有了辅助工具以后,我们就可以开始“五步走”:收集、整理、转化、联系、反馈。
1. 收集
先收集对企业和团队有价值、有帮助,或是新颖的信息,获取这些信息渠道也很多,例如:会议、文件资料、行业资讯……将这些信息放置“收集”这一栏。
2. 整理
紧接着,确定一个具体的时间,安排人员定时整理收集的信息。按内容将信息进行分类,例如:工作经验、工作方法、使用工具等等……
就像整理一间脏乱的房子,将物品归位,衣服挂在衣橱、鞋子放在鞋柜、洗漱用品放在洗手台上。
例如:我看到一篇文章写管理团队TOPIC模型,我觉着这内容很实用,于是我将文章的一些中心思想总结后放入“培训——通用课件——团队管理”这一栏,并附上文章的链接。
3. 转化
整理好以后,就需要将有用的信息转化为知识,检验是否转化最有效的的方法就是“实践”。
比如总结的一些会议的方法,可以使用看看是否能够提高会议效率,让“无效的会议”变得越来越少。
或者是一些工作经验的使用,这对于新员工有很大的帮助。
再讲一个耳闻能详的“费曼技巧”,其核心在于想像自己是一个老师,正在教一个学生。
还是管理团队TOPIC模型的例子:
在讲之前,我们需要先学习什么是“TOPIC模型”;当你认为自己学习的差不多的时候,你想象下如果是面对一个没有任何管理团队基础的人,你是否可以向他解释清楚“TOPIC模型”作用及运用。
如果你发现在讲解当中,你仍然存在一些盲点,那你可以重新回到第一步找找答案,再重新学习一遍,查漏补缺;再重复第2步,尝试着用更简洁的语言或类比技巧去讲解“TOPIC模型”作用及运用,当你可以非常自如的且不假思索地讲出“TOPIC模型”作用及运用,那么你就已经掌握了它。以上就是“费曼技巧”,用自己的语言来讲解自己想要学习的内容。
4. 联系
信息转化后,它就不再是信息而是知识!更深入的一步是“联系”。
在新知识和旧知识之间建立“联系”,达到知识的融会贯通,从而建立自己的知识管理体系。它们之间的联系都是对大目标进行分解及管理。
5. 反馈
最后就是反馈了,转化与联系不是止于一次,而是多次。如果可以获取一些使用者的反馈,那么对我们的帮助是十分大的。
这个使用者既包括内部员工,又包括外部用户,他们的反馈都有很大的作用,能够及时对知识库进行调整、优化,不断完善知识库。
借助工具
以上讲到了知识管理体系的创建原则与创建方法,也提到了需要使用一定的知识管理工具来辅助创建,那么在这里就给大家推荐一个知识管理体系的创建软件,Baklib。
Baklib能够作为一款知识管理软件,能够协助企业进行知识管理,并且通过系统的知识管理体系,减少企业对员工的培训成本、劳动时间成本,提高工作效率,从而增强企业的竞争能力。
四步创建知识库:
依据目前的形势,对于企业和团队来说,搭建知识管理体系刻不容缓,否则将会落后于行业或者你的竞争对手。
如果你还没有进行知识管理,那还不赶快动起来。