认识你的时间,是每个人只要肯做就能做到的,这是一个人走向成功的有效的自由之路。—-彼得·德鲁克
在和团队负责人阿潘的沟通过程中,发现之前5个人一周的工作量,现在8个人两周才勉强做完,产品质量上却不合格,无法达到规定标准。许多管理者经常会抱怨,时间总是不够用,有很多工作做不完,每天都要加班到很晚。等到真正去问他们每天都在忙什么时,他们又说不出来到底时间花费在哪里。
当感觉有什么事情不对劲的时候,这就预示着已经出问题了。
时间管理专家Laura Vanderkam,是一位有着四个孩子的母亲。她在TED上的一期演讲《How to gain control of your free time》中讲了一个真实的案例:有一位非常忙的女士,要照顾生意、孩子、父母,还要做社区服务等等。在一个周三晚上她出去了一趟, 回家发现热水器坏了, 地下室被水淹了。第二天她找了一个水管工, 第三天她找来了专业人员清理地毯。所有时间加起来一共花费了7个小时。 假如,你在这一周刚开始时就问她,“你能在这周抽出七个小时指导七个有潜力的人吗? ”得到的答案和大多数人是一样的,“怎么可能,你没看我有多忙?”但是她最后不得不抽出七个小时, 因为她的地下室都被水淹了, 她挤出了这七个小时。
时间是有弹性的,一件事情我们没有时间做,只不过是借口而已。没时间做就意味着这件事暂时还不值得做,现在有更重要的事要做。所以,时间管理的关键就是重要的事情优先做,而且要集中时间做。
关于管理者时间管理的讨论,一般都是从记录时间开始,在进行分析时间花费在哪里。这样看起来比较合理。可是大部分管理者每天忙于事务性工作,能够坚持记录毕竟是少数。记录还只是第一步。重要的是分析自己的时间花费,知道时间花在哪里后,再合理的安排时间,能做到这一步的就更少了。然而,管理者要解决的终极问题就是提升工作效率,使管理者在激烈的竞争中脱颖而出。
管理者要做好时间管理首先要在认识到:任何时间管理的方法都围绕着一个中心,即在对的时间做对的事。那如何才能在对的时间做对的事呢?以下时间管理一二三法则,供大家参考:
一个原则:工作时间只做和工作相关的事
在工作时间只做和工作相关的事情,任何其他琐碎的事情,可以在午休或者下班时间完成。这个原则可以确保在工作时间,专注于做手头的工作。有本见解深刻的书叫《学习之道 》,作者芭芭拉.奥克利(Barbara Oakley)在书中介绍关于大脑的专注模式,一种利用理性、连贯、分解的途径直接解决问题的模式。 有时候大脑需要进入到专注模式,攻克工作中的难题。有些人喜欢在工作间隙刷微信、刷微博或者翻翻朋友圈,这些切换会打扰到专注力。比如,突然想起来一件事要和朋友A说,发完微信消息,总会在心里想着这件事。等开始专注于工作时,朋友A又回复了消息。一来一回,不知道要消耗多少时间和精力。如果可以坚守这个原则,工作效率会提升很多。一天真正高效工作的时间只有4到5个小时。
两个清单:今日必做清单和明日待办清单
对于每天的工作任务,先按照重要程度的优先级排序。对于管理者来说,第一优先级是上司安排的工作。上司获取信息的来源更广,对问题的考虑更慎重。比如,他要和重要客户开会,需要相关资料,这个事情如果没做影响很大,可能会有失去客户的风险。第二优先级是影响团队高效运转下去的任务。管理者的工作职责是保证团队高效运转,按照既定目标正确的执行任务。第三优先级是自己的工作,团队发展计划、人员培养计划、市场战略以及一些杂事等等。
任务优先级确定好之后,使「TT清单工作法」把所有的任务分成两类:
1.今日必做清单 (Today)。每日清晨确定好今日必做清单。在工作中处理当前任务时,如果有临时的紧急任务,需要再次根据优先级,重新对列表调整顺序。
2.明日待办清单 (Tomorrow)。每日工作结束时,在明日待办清单中加入今日未完成和明天需要做的事情。
三个步骤:先思考,在动手
当有一个新任务需要做时,不要着急下手,按照以下步骤去做:
1. 思考自己做还是授权员工做。
有效的授权也是管理者必须掌握的技能之一,它不但可以节省管理者的时间,更重要的是可以培养员工,使他们承担责任和压力,快速成长起来。
2. 把任务拆分成最小可执行单元。
完成任务最好的方式就是把任务拆分为最小可执行单元。有时候一项任务是我们要达到的结果,具体怎样去做并没有规划好。比如,管理者要和员工讨论如何提高产品留存率问题。就可以先拆分为以下步骤:1.搜集数据,分析产品存在的问题 2.根据分析结果,判断需要增加功能还是优化现有功能 3.整理出功能列表,按照列表排期和规划
3. 为每项执行单元预估完成时间和所需要的资源
有些任务并不是孤立的,有可能需要上司的支持和帮助,这时候如果上司没时间来处理,任务就卡住了。如果提前预估执行单元需要的时间和资源,就可以提前安排,当其中一部分卡住了,可以执行其他部分。
根据19世纪末20世纪初意大利经济学家巴莱多发现的 “二八定律”,在任何一组东西中,最重要大约只占其中的20%,其余80%尽管是多数,却是次要的。具体到任务管理领域是指大约20%的重要任务能带来整个工作成果的80%。所以管理者的任务优先级的排序是非常重要的,能够决定管理者是否在工作中产生效率。